영국 학교와 주고 받는 이메일 쓸때 유의사항
영국 전문유학원인 영국유학센터는 여러 영국 대학교, 어학원, 학교 등과 함께 일을 하며 주로 연락을 이메일로 해요. 아주 급한 일이 있을때는 전화를 할때도 있지만, 8-9시간의 시차도 있고, 또 나누었던 얘기를 서면으로 남기기 위해서도 대부분 이메일로 연락하죠.
저는 유학원 입사 전 어학연수를 했었지만, 처음 일을 시작할때는 영어로 어떻게 이메일을 써야 할지 굉장히 헤맸어요. 다른 분들이 쓴 이메일이나 영국 학교 담당자들이 쓴 이메일 표현등을 열심히 따라하면서 조금씩 익숙해졌던거 같아요. 또, 학생분들이 영국 학교에 이메일을 하실때도, 영어를 잘 하시는 분들도 영어로 이메일을 쓰는데 익숙해하지 않으신것 같아요.
그래서 저의 경험으로 익힌, 영어 이메일 쓸때 유의할 사항을 공유해보겠습니다!
보낸 사람 이메일 설정
너무 당연한 얘기겠지만, 이메일 설정에서 보내는 사람을 본인 영문 이름으로 해주세요.
가끔 닉네임이나 특이한 영어 단어, 또는 한글로 써 있기도 하는데, 우선 한글로 되어있으면 받는 사람측에서는 표시가 안되기도 하고 어디에서 보냈는지 알 수가 없을거에요.
가령 이름이 홍길동이라면 Gildong Hong 이렇게 써주시는게 가장 일반적이에요. Gil Dong Hong 이렇게 쓰시면 Dong을 middle name이라고 생각할 수도 있어요. Gil-Dong 이라고 쓰시는건 괜찮습니다. 확실하게 family name을 표시하기 위해서 Gildong HONG 이렇게 대문자로 쓰시는 것도 괜찮구요. 하지만 Gildong, Hong 이렇게 쓰시면 Gildong이 성씨로 생각할 테니 콤마를 쓸때는 성 다음에 Hong, Gildong 이렇게 써주세요. 이메일 주소에도 영어로 이상한 단어가 있진 않는지 확인해주세요.
제목
이메일 제목은 무척 중요해요. 어떤 목적으로 어떤 내용으로 보내는지 제목에 간단히 써주세요.
어떤 학생분들은 영국 학교에 이메일 쓰시면서 제목을 안 쓰시거나, Enquiry (문의), Hello 이렇게 쓰시는 분들도 계신데 이러면 스팸으로 처리될 수도 있어요.
저희가 같이 일하는 학교 중 한 곳은 아예 지침을 줘서, 이메일로 지원서를 보낼때 제목에 유학원명, 지원 학교, 과정, 입학연도를 쓰라고 하더라구요.
예를 들어서 [UK Edu Centre] NTIC_Foundation Certificate for Art, Design and Media_Sep.2020
이렇게 쓰면 UK Edu Centre라는 곳이 2020년 9월 NTIC 아트 디자인 미디어 파운데이션 과정에 대해서 이메일을 했구나 하고 받는 사람이 쉽게 이해할 수 있겠죠?
또, 다른 예를 들어볼까요?
어떤 대학교에서 조건부 입학허가를 받았는데, 그 입학 조건에 대해 확인하고 싶어서 이메일을 보냈다면 제목을 이렇게 쓸 수 있을것 같아요.
Re: enquiry on my academic condition_student id: ********
학업조건에 대한 문의 라고 쓰면서, 제목에 student id도 같이 써주시면 누가 보낸 이메일인지 받는 사람이 빨리 확인할 수 있죠. 이런 학생번호student id는 지원서 발송 후에 온 확인 이메일 또는 입학허가서에 써 있어요.
받는 사람
일반적으로 Dear 하면서 받는 사람을 지칭하죠. 아주 어려운 관계가 아니라면 Dear Mike, Dear Claire 이렇게 이름만 써도 됩니다.
받는 사람의 이름을 잘 모르지만 부서를 안다면, Dear Admissions team, Dear Finance Team, 이렇게 써도 되구요, 그냥 담당자에게 보낸다, 로는 우리가 학교에서 많이 배웠던 To whom it may concern 으로 써주셔도 됩니다.
회사 사람 전체에게 보낼때 Dear UK Edu Centre 이렇게 보내기도 해요.
아주 친한 사람이면 Hello John, Hi John 이렇게 쓸 수도 있어요.
여러 명에게 이메일을 쓸때는 제일 key가 되는 사람 이메일 주소를 받는 사람에, 참조할 나머지사람을 참조 (copy, CC)해주세요. 담당자가 자리에 없다면, 참조로 보낸 사람이 도와줄 수도 있구요.
짧은 인사말
보통 본문에 들어가기 전 짧은 인사말을 합니다.
I hope that you're well. 잘 지내지?
I hope this email finds you well. 이 이메일이 너에게 잘 전달 되길 바래.
Hope you had a good weekend. 주말 잘 보냈지?
답장이라면
Thanks for your reply. 답장해줘서 고마워.
It was good to hear from you. 소식 들어서 좋다.
이렇게 간단히 쓰구요.
요새 코로나19로 인사말에 안전하게 건강하게 잘 있는지를 물어봅니다.
Hope you are well and healthy 건강하게 잘 지내길 바래
Hope you and the team are keeping safe and healthy! 너와 팀원 모두 안전하고 건강하길 바래
급한 이메일을 보낼때는 URGENT라고 앞에 써줄 수도 있어요. 대신 너무 자주 쓰지는 마시구요!
영국과 연락할때는 항상 인내심이 필요하답니다
본문
이메일 내용을 쭉 쓰시면 됩니다.
위 짧은 인사말과 문단은 구분해야겠죠? 문장 첫 단어는 대문자로 쓰는것과, 필요할때 문단 나누는 것도 잊지마세요.
폰트는 Calibri, Arial을 많이 씁니다.
마무리
역시 인사말로 마무리를 해야합니다.
이런 문장들이 가장 많이 쓰이는것 같아요
Kind regards
Best wishes
Regards
Many thanks
All the best
학교 다닐때 배웠던 Sincerely, Yours faithfully, Yours sincerely 등은 아주 공식적인 레터가 아니고서는 잘 안 쓰는것 같아요.
빠른 답장을 바란다면
I look forward to hearing from you soon
최근에는 마무리 인사도 코로나때문에 이렇게 쓰고 있어요.
Stay safe
I hope everyone is staying safe
첨부 파일
파일명을 어떤 것에 대한 것인지 써주세요. 예를 들어서 아이엘츠 성적표를 첨부해서 보낸다면 파일명을 "UKVI IELTS 6.5_Gildong Hong " 이렇게 해주시면 무슨 파일을 보내는지 파악하기 편하겠죠?
또 파일 크기가 너무 크지 않도록 500 MB 이상, 크더라도 1GB 이하로 사이즈를 줄여주세요.
이메일 보낸 사람
자주 이메일을 보내는 사람이라면 하단에 이름만 써도 되겠지만 공식적인 비지니스 이메일이나 처음 보내는 이메일이라면 본인에 대해 자세히 써야겠죠.
저는 아웃룩 서명란에 이렇게 만들었어요.
이름과 직책, (주소는 필수는 아니구요), 영국유학센터 웹사이트 주소, 전화번호, 팩스번호와 유학원 소셜 미디어 링크도 되어있어요.
만약 학교 입학처 등 받는 사람이 확실하지 않은 않은 상태에서 물어보는 거라면 이름 하단에 본인을 확인할 수 있는 번호, 정보 등을 써주면 좋겠죠.
Best wishes
Gildong Hong
Student id: ***** (이미 지원을 해서 reference number를 받았다면)
위 구조를 바탕으로 영어 이메일을 한번 써볼까요?
학교 담당자에게 뉴질랜드 고등학교 졸업한 학생의 성적표를 보내면서, 해당 대학교의 경제학과 입학조건에 맞는지 확인해달라는 내용을 한번 써봤어요.
---------------------
Re: BA Economics entry requirement for New Zealand high school graduate
Dear John
Hope that you're well.
One of our clients is interested in your courses and wants to know if he's met your BA Economics entry requirement.
He graduated high school in New Zealand and completed NCEA level 3. Please see the attached the transcript.
Best wishes
Seiyon Yun
UK Edu Centre
---------------------
문법적으로 틀린 부분이 있더라도 양해바랍니다. :-)
이메일은 새로 쓰지 말고 답장하기
꼭 당부드리고 싶은 내용이 있어요.
어떤 이메일을 받았고 그에 대해 답장을 할때, 새로 이메일을 쓰지마시고 '답장하기'로 해주세요.
담당자는 하루에도 여러 이메일을 받을거에요. '답장'을 하셔야 하단에 그 전에 어떤 내용을 주고 받았는지에 대해 알 수 있습니다.
전체 회신
담당자가 나를 포함해서 담당하는 여러 명에게 참조로 이메일을 보냈다면 '전체 회신'을 하셔야, 참조로 되어 있는 다른 분들도 어떻게 이메일이 주고 가는지 알 수 있어요.
그렇다고 뉴스레터나 여러 사람이 받는 사람으로 있는, 단체 이메일에 전체 회신을 하시면 대 참사가 벌어져요 ㅠ
반드시 받는 사람, 참조에 누가 써 있는지 확인하세요!
영어 오타 체크
그래머리 Grammarly
많이 아실거 같아요. 그래머리라는 프로그램인데, 간단한 영어 문법을 체크해줍니다. 다운받으시면 MS 워드에서나 브라우저에서 쓰는 것도 다 체크할 수 있어요. 대신 무료 프로그램이다보니 수정 횟수가 정해져있어요.
유학생들은 여러 명이서 유료 패키지를 공동으로 쓰시기도 해요.
루드비히 그루
어떤게 더 맞는, 적합한 표현인지를 확인할 수 있어요.
아래 예시를 보시면 sincerely yours와 best wishes 중에 어떤 문장을 더 많이 쓰는지가 나오고, 어떤 곳에서 (예, 뉴욕 타임즈, 사이언스 매거진) 어떻게 쓰였는지 용례도 보여줍니다.
영어 이메일 쓰는 방법을 알아봤습니다!
영어를 잘 하시더라도 학교와의 연락이나 영어 이메일 작성등이 어렵게 느껴지실 수 있는데, 저희는 입학 전에는 영어공부에 집중 하실 수 있도록 저희가 맡아서 하고, 입학 후에는 스스로 잘 하실 수 있도록 도와드려요.
저희 영국유학센터는 학교 상담에서부터 입학조건 확인, 자기소개서/추천서 준비, 지원 이후 학교와의 연락, 합격 후 입학 수락, 비자신청, 출국 전 오리엔테이션까지 전 과정을 맡아서 더 좋은 결과를 받을 수 있도록 합니다.
공지
